Lo que Cuesta un Mal Árbol de Llamadas
Quien llama y rebota dos veces hasta llegar a un buzón de voz lleno no presenta una queja. Llama a la firma que está justo debajo de la tuya en la lista. Un menú construido con algo de criterio lo enruta a la primera, incluso cuando todos están concentrados en su trabajo o ya se fueron por el día.
Enrutamiento por Horario, Número y Selección
Envía a quien llama según lo que presionó, cuándo llamó, o qué número marcó. Preguntas de impuestos al equipo de impuestos, facturación a facturación, clientes nuevos a quien mejor los atienda.
Fuera de Horario que Sigue Funcionando
Las noches, los fines de semana y la semana del 15 de abril tienen cada uno su propio saludo y destino. Quien llama a las 7pm escucha algo escrito a propósito.
Tu Recepción Deja de Ser una Central Telefónica
Las transferencias de rutina se manejan solas, lo que devuelve la porción del día que alguien pasaba diciendo "déjame ver si está".
Dibuja el Flujo de Llamadas, Luego Cámbialo en Marzo
Los menús, las reglas de horario y los destinos de respaldo se construyen arrastrando cuadros en el navegador. Eso importa menos el día de la instalación que el lunes de marzo cuando decides que las llamadas de clientes nuevos deberían saltarse el menú por completo.
- Menús de Varios Niveles
Menús anidados para firmas con departamentos, sucursales o ambos. Dos niveles cubren a la mayoría de los despachos, y te lo diremos si estás construyendo un tercero.
- Saludos Personalizados
Grabados con la voz de tu firma, o con la nuestra si prefieres no escucharte a ti mismo. Saludos aparte para días festivos y semanas de fechas límite.
- Enrutamiento de Respaldo
Cuando nadie contesta, la llamada de todas formas va a algún lugar a propósito: otra extensión, un celular, o un buzón de voz que te envía la transcripción por correo.
- Cambios que Haces Tú Mismo
Los menús, saludos y reglas se actualizan desde un navegador en unos dos minutos. Sin ticket, sin proveedor, sin esperar hasta el jueves.
Flujo de Llamadas: Línea Principal
Saludo de Bienvenida
"Gracias por llamar a Smith & Associates..."
Presione 1: Depto. de Impuestos
Presione 2: Facturación
Presione 3: Soporte
Fuera de Horario
Enrutar al buzón de voz con saludo personalizado
Para Quién Es
Firmas donde los primeros treinta segundos de una llamada deciden cómo va el resto
Firmas de CPA
Las llamadas de impuestos, auditoría y asesoría llegan al escritorio correcto sin que una persona las clasifique primero.
Despachos Legales
Quienes llaman llegan al abogado o paralegal encargado del caso en lugar de a un buzón de voz general.
Firmas con Varias Sucursales
Un solo número para toda la firma, enrutado a la oficina que debe atender la llamada.
Equipos de Atención al Cliente
La clasificación ocurre antes de que alguien conteste, así que la música de espera deja de ser la primera impresión.
Enrutamiento por Horario
Lun – Vie, 8am – 5pm
Menú Principal
Lun – Vie, 5pm – 8am
Buzón Fuera de Horario
Fines de Semana
Saludo de Fin de Semana
Días Festivos
Mensaje de Días Festivos
El Horario Hace el Cambio
Horario laboral, fuera de horario, fines de semana, días festivos. Cada bloque tiene su propio saludo, menú y destinos, y el sistema cambia entre ellos según el reloj. Nadie tiene que acordarse de cambiar el saludo antes de un fin de semana largo, lo cual es bueno, porque nadie nunca se acuerda.
Los cambios se activan en el momento en que los guardas. Sin tiempo de inactividad, sin ticket, sin un proveedor que te devuelva la llamada el martes por un saludo que necesitabas el viernes.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo funciona el contestador automático?
Quien llama escucha tu saludo y un menú breve. Lo que presiona decide a dónde va la llamada: una extensión, un grupo de timbrado de un departamento, o un buzón de voz que te envía una transcripción por correo. Toda la decisión ocurre en el segundo después de presionar la tecla.
¿Puedo configurar saludos distintos para horario laboral y fuera de horario?
Sí. El horario laboral, fuera de horario, fines de semana y días festivos pueden tener cada uno su propio saludo, menú y destinos. Muchas firmas agregan un quinto para las dos semanas antes de una fecha límite, cuando el mensaje necesita sonar distinto.
¿Necesito conocimientos técnicos para configurarlo?
No. El constructor de flujos es de arrastrar y soltar, y los saludos se graban desde tu navegador. También construimos todo contigo sin costo adicional, porque un árbol de llamadas mal diseñado le cuesta más a una firma de lo que costaría la instalación.
¿Se pueden reenviar las llamadas a celulares o números externos?
Sí. Cualquier opción puede timbrar a una extensión interna, un celular, un número externo, o un grupo de números al mismo tiempo. Las firmas suelen usar esta última opción para las llamadas que nadie puede darse el lujo de perder.
¿Cuántos niveles de menú puedo crear?
Los que quieras, aunque aquí la moderación vale la pena. Dos o tres niveles cubren a la mayoría de las firmas. Después de eso, quien llama empieza a presionar cero por frustración, lo cual te regresa exactamente a donde empezaste.