Automatización de Admisión de Clientes, del Primer Formulario a la Carta de Compromiso Firmada
Formularios que hacen las preguntas correctas para cada tipo de entidad, documentos solicitados y perseguidos sin que tú escribas el recordatorio, y un registro de cliente esperando en tu sistema de gestión de despacho. Ahorra más de 2 horas por cliente nuevo.
Dónde Realmente Falla la Incorporación
Rara vez es el formulario. Son los once días entre enviar el formulario y recibir el último documento, y nadie quiere enviar el cuarto recordatorio.
Formularios Que Cambian Según las Respuestas
Elige S-corp y aparecen las preguntas sobre accionistas. Elige individual y se quedan ocultas, para que nadie tenga que desplazarse por catorce campos que no le aplican.
Ahorra Más de 2 Horas por Cliente
Dos horas de volver a teclear y perseguir documentos, por cliente, eliminadas. Con 40 clientes nuevos al año, recuperas casi un mes laboral completo.
Los Datos Llegan Donde Deben
Las respuestas fluyen hacia la gestión de despacho, el software fiscal y tu CRM. Nada se captura dos veces, que es también cómo dejan de pasar los EIN con números invertidos.
Construye el Formulario una Vez
La lógica condicional muestra preguntas según el tipo de entidad, el servicio y lo que el cliente ya respondió. Recopilas todo la primera vez, lo que les ahorra a ambos el correo de seguimiento que empieza con "una cosa más".
- Solicitudes de Documentos Que Se Persiguen Solas
Una lista de verificación construida a partir de lo que el cliente realmente dijo, enviada automáticamente, con los recordatorios gestionados para que nadie tenga que escribir el tercero.
- Flujos de Carta de Compromiso
Genera, envía, da seguimiento, firma electrónica. Te enteras de que está firmada sin abrir una carpeta para revisar.
- Portal de Documentos Seguro
Cifrado, con tu marca, y ordenado por cliente y tipo de documento al llegar. Se acabó el mismo W-2 sentado en tres bandejas de entrada distintas.
- Sincronización con Gestión de Despacho
El registro del cliente aparece en tu sistema de gestión con los campos ya llenos, para que el primer día no sea el día de captura de datos.
Formulario: Admisión de Nuevo Cliente Fiscal
Información del Cliente
Tipo de Entidad
Condicional: S-Corp Seleccionado
Para Quién Es
Firmas donde incorporar a un cliente todavía significa que una persona copia respuestas a mano en el software
Firmas de Preparación de Impuestos
Formularios distintos para declaraciones individuales y empresariales, para que ningún cliente responda preguntas destinadas al otro.
Legal y Asesoría
Acuerdos de honorarios, verificación de conflictos y detalles del caso recopilados de una sola vez en lugar de cuatro correos.
Despachos Multisocio
La nueva admisión se enruta al socio correcto según el tipo de servicio, sin que alguien tenga que hacer de conmutador el lunes por la mañana.
Servicios de Contabilidad
Credenciales de acceso, preferencias del catálogo de cuentas y datos históricos recopilados desde el inicio en lugar de descubrirse en la semana tres.
Estado de Incorporación de Clientes
Johnson Family Trust
Documentos: 8/8
Riverside LLC
Documentos: 3/6
Chen & Associates
Documentos: 0/5
Martinez Tax Prep
Documentos: 5/5
Quién Está Atorado, y En Qué
Una sola lista que muestra quién terminó la admisión, a quién le faltan tres documentos, y de quién la carta de compromiso lleva sin firmar desde el martes. En enero, esa lista es la diferencia entre una agenda llena y una sorpresa.
Los recordatorios salen solos hasta que llegan las piezas faltantes. Nunca más tendrás que escribir otro correo de "solo quería dar seguimiento a esos documentos", que es una cosa pequeña que en silencio mejora el ánimo de todos.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo funcionan los formularios de admisión inteligentes?
Lógica condicional. Responde S-Corporation como tipo de entidad y el formulario empieza a preguntar sobre acuerdos de accionistas, compensación de funcionarios y preferencias de distribución de K-1. Responde individual y nada de eso aparece. Los formularios más cortos se terminan, que es todo el punto.
¿Puedo personalizar los formularios de admisión para mi despacho?
Sí, y vas a querer hacerlo. Construye tantas plantillas como tipos de contrato tengas: impuestos individuales, impuestos empresariales, contabilidad, asesoría. Cada una lleva su propia marca, preguntas y lista de documentos. La mayoría de las firmas terminan con cuatro o cinco y ahí se quedan.
¿Cómo funciona la integración con la gestión de despacho?
Una admisión completada crea el registro del cliente en Canopy, Karbon, Practice CS, o lo que uses, con los datos recopilados ya en los campos correctos. Nadie vuelve a teclear nada, y nadie se olvida de crear el registro.
¿Es seguro el portal de carga de documentos?
Sí. Las cargas están cifradas en tránsito con TLS 1.3 y en reposo con AES-256, el portal cumple con SOC 2, e incluye controles de acceso, registros de auditoría y escaneo de virus. Los documentos fiscales de un cliente son exactamente el tipo de cosa que termina en un sitio de filtraciones cuando una firma se descuida con dónde viven los archivos.
¿La IA decide algo sobre un cliente nuevo?
No. Recopila, organiza y enruta. No hace verificaciones de conflicto, no cotiza un contrato ni acepta un cliente en tu nombre. Esas decisiones son de una persona, y la carta de compromiso todavía necesita que un humano la envíe.
¿Pueden los clientes completar los formularios de admisión desde su teléfono?
Sí. Los formularios funcionan en el teléfono, los documentos se pueden fotografiar y subir, y las cartas de compromiso se pueden firmar desde un estacionamiento. La mitad se firmarán así, normalmente de noche.